ПРОФИ: аудиторские и юридические услуги  
 
 


  ПРОФИ ---> Документы ---> Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации


 

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 26 марта 1996 г. N 7

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25)

В соответствии с Федеральным конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности арбитражных судов в Российской Федерации, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации и ввести ее в действие с 1 апреля 1996 года.
2. Направить Инструкцию в федеральные арбитражные суды округов, арбитражные суды субъектов Российской Федерации для руководства и исполнения.
3. Председателям арбитражных судов:
3.1. Организовать изучение Инструкции в аппарате арбитражного суда, обеспечив четкое исполнение ее основных положений и требований, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами, а также ввода информации о них в автоматизированные программные подсистемы "Делопроизводство" и "Судопроизводство".
3.2. Привести действующие в арбитражных судах инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией с учетом структуры, штатной численности и технической оснащенности арбитражного суда.
4. Председателям судебных составов судебных коллегий, руководителям структурных подразделений и Общего отдела Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации организовать изучение настоящей Инструкции в судебных составах и подразделениях, обеспечив ее неуклонное исполнение в практической работе по совершенствованию организационной деятельности арбитражных судов.
5. Отделу информатизации Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (В.П. Иванов) при разработке и внедрении автоматизированной информационно - коммуникационной системы арбитражных судов предусмотреть единую технологию регистрации и учета прохождения документов.
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Общий отдел Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Председатель
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
В.Ф.ЯКОВЛЕВ


Утверждена
Приказом Председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
от 26 марта 1996 г. N 7

Согласовано
Заместитель
Руководителя Росархива
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
15 марта 1996 года

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, письмами и обращениями граждан и носит обязательный характер при ведении делопроизводства в системе арбитражных судов Российской Федерации применительно к особенностям структуры с учетом штатной численности и технической оснащенности каждого конкретного арбитражного суда.
1.2. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях арбитражного суда возлагается на службу делопроизводства - канцелярию, иное подразделение или специалиста суда <*>.
--------------------------------
<*> Далее - канцелярия.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в судебных составах и структурных подразделениях <*> возлагается на их руководителей.
--------------------------------
<*> Далее - подразделения.

Руководитель подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который утверждается приказом по арбитражному суду.
1.4. Работники арбитражного суда несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность процессуальных и других документов.
Об утрате документов немедленно докладывается руководству арбитражного суда, по данному факту руководитель подразделения составляет акт, в необходимых случаях назначается служебное расследование.
1.5. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с этими документами.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций, а также использование содержащихся в них сведений в средствах массовой информации допускаются только с разрешения руководства арбитражного суда.
1.6. Передача документов из подразделения в подразделение осуществляется через канцелярию под расписку лица, принимающего документ, по указанию руководителя, ранее установившего исполнителя.
1.7. Судьи и специалисты арбитражного суда при уходе в отпуск, выезде в командировку обязаны по указанию руководителя подразделения передать через ответственного за ведение делопроизводства в подразделении находящиеся у них на исполнении документы другим исполнителям. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение арбитражного суда все числящиеся за работником документы передаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.
1.8. Правила работы с секретными документами определяются специальной инструкцией.

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.
2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений и от граждан в течение всего рабочего дня.
2.3. При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие документов и материалов, указанных в приложении; сверяются исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на конвертах. Конверты прилагаются к документам.
2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1), который подписывается сотрудниками канцелярии. Один экземпляр акта прилагается к поступившему документу и передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю, второй хранится в наряде канцелярии.
2.6. Пакеты с пометкой "Лично" не вскрываются. Они направляются адресатам, их содержимое не является официальным документом до возвращения в канцелярию и регистрации.
2.7. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.
2.8. Сотрудники канцелярии в правом углу нижнего свободного поля первого листа документа проставляют штамп с полным наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления документа, входящий номер и индекс.
Зарегистрированные документы передаются в соответствующее подразделение.
2.9. В приемной (секретариате) ведется журнал приема - передачи телефонограмм, факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
2.10. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других видов документов.
Регистрационный номер искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.
Например: А01-125/96-С4, где А01 - индекс Арбитражного суда Республики Адыгея (Приложение 4), 125 - порядковый номер искового заявления, 96 - календарный год, С4 - индекс судебного состава.
2.11. Регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.
2.12. При заполнении регистрационно - контрольных карточек (Приложение 2) сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд, исходящий номер и дата искового заявления, полное наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество гражданина - предпринимателя).
2.13. Регистрация искового заявления может производиться в автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компьютерных карточек) или по картотеке (на регистрационно - контрольных карточках).
2.14. Зарегистрированные сотрудниками канцелярии исковые заявления передаются не позднее следующего дня под расписку в регистрационно - контрольных карточках ответственным за делопроизводство в соответствующих коллегиях с указанием даты передачи.
2.15. Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки с распиской о поступлении искового заявления в коллегию (судебный состав) хранится в картотеке канцелярии. Второй экземпляр карточки передается вместе с исковым заявлением в коллегию (судебный состав) и хранится в наряде у ответственного за делопроизводство. В последующем в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) вносятся данные о произведенных действиях.
2.16. После передачи искового заявления по назначению второй экземпляр регистрационно - контрольной карточки помещается в отдельную картотеку коллегии или соответствующего подразделения арбитражного суда.
2.17. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе) в следующем порядке: внутренняя опись документов (Приложение 3); определение о принятии искового заявления к производству; исковое заявление и документ, подтверждающий направление копии искового заявления и приложенных к нему документов лицам, участвующим в деле; платежное поручение (квитанция) об уплате государственной пошлины; копия претензии и квитанция о ее отправке, ответ на претензию (когда это предусмотрено федеральным законом для данной категории споров или договором); документы, подтверждающие обстоятельства, на которых основываются исковые требования; отзыв ответчика с прилагаемыми документами; доверенность (если исковое заявление подписано представителем истца); дополнительные документы, представляемые сторонами; ходатайства и принимаемые по ним определения; решение; протокол судебного заседания; определение о назначении к слушанию апелляционной жалобы; апелляционная жалоба; отзывы и другие документы, представленные в апелляционную инстанцию; определения, постановление апелляционной инстанции; кассационная жалоба, отзывы, определения, постановление и т.д. Документ - ответ помещается за документом - запросом.
2.18. Наименование всех документов вносится во внутреннюю опись дела в порядке поступления. Нумерация листов дела ведется карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Указанные материалы подшиваются в дело с твердой обложкой (Приложение 5). Объем одного тома дела не должен превышать 150 листов.
К арбитражному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов, черновики.
2.19. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда принимается и регистрируется в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.
2.20. Сотрудники канцелярии после регистрации апелляционной жалобы подбирают соответствующее арбитражное дело, рассмотренное судом первой инстанции, и приобщают к нему жалобу. В регистрационном штампе на апелляционной жалобе проставляется номер дела, соответствующий номеру искового заявления, и дата регистрации.
2.21. Данные по апелляционной жалобе вносятся канцелярией в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) в следующем порядке: дата поступления, исходящий номер апелляционной жалобы, наименование заявителя. Апелляционная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается канцелярией под расписку в регистрационно - контрольной карточке секретарю заместителя председателя суда, курирующего рассмотрение апелляционных жалоб, либо председателю судебного состава по рассмотрению апелляционных жалоб.
2.22. После назначения судебного состава для рассмотрения апелляционной жалобы информация о судебном составе и судье - докладчике вносится в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) и жалоба вместе с делом передается исполнителю под расписку.
Сведения об этом сообщаются в канцелярию не позднее следующего дня.
2.23. Регистрационно - контрольная карточка помещается в отдельную картотеку "Апелляционные жалобы" для последующего контроля за сроком рассмотрения жалобы и справочной работы.
2.24. Кассационная жалоба принимается и регистрируется арбитражным судом первой инстанции в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений и апелляционных жалоб.
2.25. При регистрации кассационной жалобы канцелярией проверяется наличие указанных в приложении документов, подписей, наличие документов в деле согласно описи, состояние обложки и документов (отсутствие залитых чернилами листов, целостность листов и т.п.), наличие в описи дела подписи лица, ответственного за делопроизводство, нумерация листов и т.д.
2.26. В регистрационном штампе на кассационной жалобе проставляется номер дела, присвоенный ранее исковому заявлению, и дата поступления жалобы.
2.27. В регистрационно - контрольных карточках (компьютере) канцелярией вносятся регистрационные данные о жалобе.
2.28. После регистрации кассационной жалобы сотрудники канцелярии подбирают дело и вносят соответствующую информацию о поступлении жалобы на внутреннюю сторону обложки дела.
2.29. Правильно оформленная кассационная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается из канцелярии под расписку секретарю (помощнику) председателя или заместителя председателя арбитражного суда с сопроводительным письмом о направлении жалобы и дела в федеральный арбитражный суд округа.
2.30. Кассационная жалоба вместе с делом должна быть отправлена заказной почтой в федеральный арбитражный суд округа в пятидневный срок со дня ее поступления.
Копия сопроводительного письма подшивается в наряд канцелярии для контроля за движением дела.
В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) вносится информация об отправке.
2.31. В случае поступления заявлений о принесении протестов они принимаются и регистрируются в соответствии с порядком, установленным в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, утвержденным распоряжением от 14 июля 1995 г. N 14.
2.32. Заявление о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам вступившего в законную силу судебного акта принимается в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (глава 23).
Заявление вместе с делом передается канцелярией секретарю (помощнику) председателя или заместителю председателя для определения судебной инстанции, которая должна рассмотреть это заявление в соответствии со ст. 194 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.
2.33. Все дополнительные материалы по делу (отзывы, ходатайства и т.д.) регистрируются в хронологическом порядке в день их поступления.
В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) заносятся регистрационный номер, дата, исходящие реквизиты, наименование документа (содержание).
Заявление о пересмотре дела, дополнительные материалы и документы передаются ответственному за делопроизводство в коллегии (судебном составе) под расписку для передачи исполнителю, который приобщает их к делу и докладывает материалы дела председателю коллегии.

3. Прохождение судебного дела и документов

3.1. Исковое заявление вместе с приложениями к нему принимает ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном составе) от сотрудника канцелярии под расписку в регистрационно - контрольной карточке, которая остается в картотеке канцелярии. Вторая карточка передается в коллегию для учетной и справочно - контрольной работы.
3.2. Ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном составе), проверив реквизиты искового заявления, прилагаемые документы и убедившись в уплате госпошлины, не позднее следующего дня передает исковое заявление председателю коллегии, который своей резолюцией назначает судью для рассмотрения искового заявления.
3.3. После назначения судьи информация вносится в регистрационно - контрольную карточку (компьютер). В тот же день исковое заявление передается назначенному судье под расписку в регистрационно - контрольной карточке.
О вынесенном судьей определении делается отметка в регистрационно - контрольной карточке (компьютере).
3.4. При принятии искового заявления к производству формируется судебное дело в порядке, указанном в п. 2.17 настоящей Инструкции.
3.5. Специалист коллегии ведет последовательные контрольные хронологические записи по установленной форме на внутренней стороне обложки дела о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела, а именно: фиксирует даты принятия судебных актов, их рассылки лицам, участвующим в деле, даты выписки и отправки исполнительных листов взыскателям и т.д.
3.6. Процессуальные документы (определение, решение, постановление, исполнительный лист и др.), а также справка на возврат госпошлины оформляются на бланках (Приложения 6 - 24). Бланки документов подлежат специальному учету и хранятся у ответственного за делопроизводство в коллегии и у заведующего машинописным бюро.
3.7. Дополнительные документы и материалы, в том числе: отзывы на исковое заявление, встречные иски, уведомления об изменении адреса и т.д., по мере поступления приобщаются к делу. Их регистрационные номера, даты поступления и наименования (содержание) вносятся по указанию судьи в опись дела.
3.8. Ответственный за делопроизводство в коллегии не реже двух раз в месяц представляет председателю коллегии сведения о движении дел и документов, о контрольных сроках их исполнения, причинах неисполнения и т.п.
3.9. После принятия судебного акта по делу подлинный экземпляр с копией исполнительного листа подшивается в дело. Заверенные ответственным за делопроизводство лицом копии судебных актов (заверяется каждый лист) заказными письмами с уведомлениями о вручении направляются лицам, участвующим в деле. Об отправке исполнительного листа делается отметка в регистрационно - контрольной карточке и на контрольной стороне обложки дела.
3.10. Специалист заверяет каждый лист описи документов дела. На обложке дела проставляется дата завершения производства по делу.
3.11. Не позднее чем через неделю после истечения кассационного срока судебное дело по описи (Приложение 25) сдается на хранение в архив под расписку заведующему архивом. Первый экземпляр описи передается вместе с делом в архив, второй хранится у ответственного за делопроизводство коллегии до минования надобности.
3.12. Делопроизводство по апелляционной жалобе ведется по правилам, предусмотренным для работы с исковыми заявлениями.
3.13. Делопроизводство по кассационным жалобам в федеральных арбитражных судах округов ведется в порядке, аналогичном порядку приема, регистрации, прохождения исковых заявлений и апелляционных жалоб.
3.14. Федеральный арбитражный суд округа не позднее пяти дней после принятия постановления по кассационной жалобе возвращает дело заказной почтой в арбитражный суд субъекта Российской Федерации. Производство (наряд) по этой жалобе остается на хранении в судебном составе, рассмотревшем кассационную жалобу.
3.15. Дела из арбитражных судов могут быть истребованы Председателем Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, его заместителями либо по их поручению, а также Генеральным прокурором Российской Федерации и его заместителями.
3.16. После регистрации запроса о высылке арбитражного дела в архиве подбирается истребованное дело, к которому приобщается запрос. Сотрудники архива (канцелярии) проверяют наличие документов, указанных в описи дела, и подготавливают сопроводительное письмо с указанием количества томов и листов.
Дело с сопроводительным письмом и запросом передается председателю арбитражного суда (его заместителю), который подписывает письмо.
3.17. Истребуемое дело направляется заказной почтой. Копия сопроводительного письма вместе с запросом подшивается в наряд истребуемых дел, который хранится в канцелярии.
Исходящие данные заносятся в регистрационно - контрольную карточку (компьютер).

4. Регистрация, распределение, прохождение других
документов и корреспонденции

4.1. Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).
4.2. Прием и регистрация корреспонденции осуществляется в порядке, определенном в разделе 2 настоящей Инструкции. Передача корреспонденции в структурные подразделения производится в соответствии с их функциями.
4.3. При регистрации документа в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте проставляется штамп с полным наименованием арбитражного суда, указываются регистрационный входящий номер, дата поступления документа, индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявшее документ, ставит свою подпись.
4.4. Регистрационный номер, как правило, состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в пределах календарного года.
Например: С1-434 05.03.96, где
С1 - индекс секретариата председателя суда,
434 - порядковый номер по поступлении,
05.03.96 - дата регистрации.
4.5. На документ заполняются два экземпляра регистрационно - контрольных карточек (Приложение 26), в которые вносятся следующие реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа (письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.
4.6. Зарегистрированные документы передаются по назначению в день их регистрации, в крайнем случае - при поздней доставке, необходимости подбора материалов, большого объема корреспонденции - не позднее следующего дня, а срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку в регистрационно - контрольной карточке сотрудника, принимающего документы (секретаря, инспектора, специалиста, помощника председателя суда, заместителя председателя).
Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки остается в контрольно - справочной картотеке канцелярии, второй экземпляр приобщается к документу для последующих отметок о его прохождении и исполнении в подразделениях.
4.7. Секретарь (помощник) председателя суда (его заместителя) или иной уполномоченный на то работник вносит информацию в картотеку (журнал, компьютер) по поступающим документам и передает их председателю суда (его заместителю).
Секретарь (помощник) заносит в карточку (журнал, компьютер) резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) с поручением об исполнении документа и в тот же день передает документ под расписку в канцелярию.
4.8. Сотрудники канцелярии вносят в регистрационно - контрольную карточку фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего) передается под расписку в карточке сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, в котором работает назначенный исполнитель. Соответствующая информация по документу вносится в картотеку (компьютер).
4.9. Ответственный за делопроизводство передает поступившие документы руководителю подразделения. Указание руководителя о дальнейшем порядке рассмотрения или разрешения документа записывается в регистрационно - контрольную карточку. Документ передается через ответственного за делопроизводство непосредственному исполнителю под расписку в карточке.
Соответствующая информация о движении документа в тот же день вносится в картотеку (компьютер) и сообщается в канцелярию. Регистрационно - контрольная карточка помещается в раздел картотеки "На контроле".
4.10. По завершении работы над документом ответственный за делопроизводство в структурном подразделении заполняет оборотную сторону регистрационно - контрольной карточки, информацию об исполнении вносит в журнал (компьютер) и сообщает об этом в канцелярию.
4.11. Периодически, не реже двух раз в месяц, ответственный за делопроизводство докладывает в форме сводки (справки) руководителю структурного подразделения о соблюдении сроков исполнения документов сотрудниками.
4.12. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения суда в другое производится только по указанию (с согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и оформляется через канцелярию. На регистрационной карточке проставляются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата передачи.
4.13. При составлении и оформлении документов сотрудники арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными требованиями:
а) документ печатается на бланке установленной формы; при переписке между подразделениями суда бланки не используются;
б) для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной заготовкой печатного текста;
в) к документам объемом более одной страницы следует составлять краткие заголовки;
г) служебный документ должен быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его содержания;
д) отправляемому из суда документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса секретариата руководителя, подписавшего документ (например С1), индекса подразделения, его подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К2-254 05.05.96.
На оборотной стороне последнего листа первого и второго экземпляров исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов).
Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
е) в реквизитах исходящего документа - ответа указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
ж) служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав подписи входит: полное наименование должности лица, подписывающего документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная подпись и ее машинописная расшифровка.
4.14. Исполненные документы (или их проекты) представляются руководителю подразделения для визирования и доклада (подписи) руководству суда. Визы проставляются на копиях, остающихся в суде.
4.15. Документы, отправляемые за подписью руководства суда, регистрируются в канцелярии.
Одна из копий документа хранится в деле канцелярии, соответствующем номенклатуре, другая - в подразделении исполнителя.
4.16. Копии документов, отправленных за подписью руководителей структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях.
4.17. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело N _______, всего ________ листов", ставит свою подпись и дату.
4.18. Ответственные за делопроизводство в подразделениях оформляют документы и приложения к ним, вносят информацию об исполнении и отправке документов в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) и передают подготовленную корреспонденцию в канцелярию на отправку.
4.19. Порядок и срок хранения материалов по исполненным документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел, пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.

5. Порядок работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

5.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с грифом "Для служебного пользования".
5.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с грифом "Для служебного пользования", также присваивается этот гриф.
5.3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных судебных делах и документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах массовой информации, а также требующие ограничения круга знакомящихся с ними лиц.
5.4. Дела и документы с грифом "Для служебного пользования":
учитываются в регистрационно - контрольных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП";
передаются работникам подразделений суда под расписку; пересылаются сторонним организациям заказной почтой;
тиражируются только через копировально - множительное бюро с письменного разрешения руководства подразделения и начальника канцелярии. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
5.5. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
5.7. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в подразделениях суда по акту.

6. Организация личного приема и порядок
рассмотрения обращений граждан

6.1. Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию арбитражных судов, осуществляется председателем суда, его заместителями, руководителями структурных подразделений и судьями в соответствии с утвержденным графиком, который вывешивается в вестибюле суда или в приемной.
В арбитражных судах, где созданы приемные, прием осуществляется также сотрудниками приемной.
Работники, осуществляющие прием, не вправе давать гражданам юридические консультации.
6.2. Учет граждан, обратившихся на прием, ведется в специальных журналах. В журналах отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.
Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме у руководства, оно через канцелярию передается в судебную коллегию или структурное подразделение, которым поручается его разрешение.
6.3. Работа с обращениями, письмами, жалобами и заявлениями <*> граждан осуществляется в строгом соответствии с действующим законодательством. Обращения граждан принимаются к рассмотрению арбитражными судами Российской Федерации по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
--------------------------------
<*> Далее - обращения.

6.4. К рассмотрению не принимаются обращения без подписи (анонимные), содержащие оскорбительные выражения (они подшиваются в наряд), а также не поддающиеся прочтению (последние возвращаются заявителям).
6.5. Обращения граждан регистрируются канцелярией в регистрационно - контрольной карточке (Приложение 26) либо в журнале или в компьютере.
В картотеку (компьютер) заносятся фамилия, имя и отчество заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий номер, дата регистрации, краткое содержание вопроса с обязательным указанием арбитражного суда, иной организации, действия которых оспаривает заявитель.
6.6. Входящий номер состоит из индекса подразделения, в которое направляется обращение для разрешения, и порядкового номера. Коллективные обращения регистрируются с пометкой "Коллективное" на фамилию первого заявителя, которому и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.
6.7. После регистрации, в зависимости от содержания и важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат руководства или структурное подразделение ответственному за делопроизводство под расписку.
Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осуществляет контроль за их исполнением, представляет руководству необходимые сведения и справки.
6.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений или их разрешения по существу, за соблюдение сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений.
6.9. Председателю суда и его заместителям докладываются обращения, поступившие из высших федеральных государственных органов, от депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, а также обращения с жалобами на действия сотрудников аппарата суда, о серьезных нарушениях законности и чрезвычайных ситуациях.
6.10. Порядок приема сторон, представителей юридических лиц определяется руководством арбитражного суда.
6.11. Все данные о прохождении и рассмотрении обращений вносятся в регистрационно - контрольные карточки или компьютер. Об исполнении обращений ответственный за делопроизводство докладывает руководителю подразделения.
6.12. Обращение снимается с контроля руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях руководством арбитражного суда.

7. Подготовка инициативных и распорядительных документов

7.1. Инициативные предложения по совершенствованию законодательства и иных правовых актов, проекты документов, разработанные по поручению руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, направляются в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость в таком документе.
7.2. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения, фамилия и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.
7.3. Запросы, ответы и т.д. печатаются на листах формата А4 (210 x 297 мм) через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в канцелярии, третий - в структурном подразделении - исполнителе.
7.4. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается судебных органов.
Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".
В распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
7.5. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в его тексте.
В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо или подразделение и его руководитель, на которых возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
7.6. Проект приказа представляется на визы руководителям структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.
Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно от приказов по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам по окончании календарного года подлежат полному оформлению и передаче на постоянное хранение в архив суда.
7.7. Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Распоряжения издаются в целях разрешения оперативных вопросов по отдельным направлениям деятельности арбитражного суда.
Распоряжения оформляются в таком же порядке, как и приказы, только распорядительная часть начинается словом "Предлагаю".
Распоряжение может быть подписано председателем суда или его заместителем.
7.8. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решения на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол может вестись и при проведении собраний.
Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного года и подшиваются в отдельное дело.
Протокол подписывается председательствующим на совещании, конференции, заседании или собрании и лицом, ведущим протокол.
7.9. Телеграмма составляется согласно образцу (Приложение 27) и передается для отправки в канцелярию. Телеграмма печатается в трех экземплярах: первый передается в почтовое отделение или телетайпную, второй с отметкой канцелярии о времени ее отправки возвращается в соответствующее структурное подразделение, третий остается в канцелярии.
Текст телеграммы составляется кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания - зпт., тчк., двтчк., квч., тире - употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений.
Перед адресом указывается категория телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".
Телеграммы подписываются только председателем суда или его заместителями. Председатель суда вправе определить категорию простых телеграмм, которые могут подписываться руководителями структурных подразделений, их заместителями и судьями.
Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками препинания и под чертой в конце текста телеграммы.
Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены лицом, подписавшим телеграмму.

8. Оформление реквизитов документов

8.1. Посередине верхнего поля бланков судебных и распорядительных документов арбитражного суда (определение, решение, постановление, приказ, распоряжение) помещается изображение Государственного герба Российской Федерации.
Наименование суда указывается в точном соответствии с Законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации".
8.2. Датой принятия документа является дата его подписания; для документа, принятого коллегиальным органом, - дата принятия решения; для документа, подлежащего утверждению, - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой принятия является дата его подписания последним участником.
8.3. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться арабскими цифрами в следующей последовательности - число, месяц, год. Например: 03.02.96. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты: 03 февраля 1996 года.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом). Не допускается дописывание в документе слова "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.
8.4. При необходимости проводится согласование документа с подразделениями и должностными лицами аппарата арбитражного суда или с другими заинтересованными организациями.
Согласование оформляется путем визирования проекта документа соответствующим должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
8.5. Визы проставляются на экземплярах, остающихся в арбитражном суде, на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, указаний визируются на первом экземпляре на нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа.
8.6. Внешнее согласование с другими заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:
СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации

____________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)

05.01.96


Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)

05.01.96 ________ N 8

СОГЛАСОВАНО

письмо Минюста России
30.12.95 N 02-15/1247-Т


Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
8.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы могут утверждаться руководством арбитражного суда, межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Арбитражного суда
г. Москвы
___________________________________
(личная подпись, инициалы, фамилия)
__________________
(дата)


8.8. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
Например:

Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации

Организационно - контрольное
управление


При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:

Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации

Организационно - контрольное
управление

Главному консультанту
Смирновой Е.Б.

При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову И.И.

8.9. При адресовании документа нескольким должностным лицам их
должности указываются во множественном числе и обобщенно.

Например:

Председателям арбитражных судов
субъектов Российской Федерации

При адресовании документа в несколько однородных организаций
их наименования следует указывать обобщенно.

Например:

Федеральные арбитражные
суды округов

8.10. Полный почтовый адрес при направлении документа
корреспондентам указывается в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция "Вестника Высшего
Арбитражного Суда
Российской Федерации"

101000, Москва,
Малый Харитоньевский переулок, д. 12


8.11. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; личная подпись ставится на каждом документе.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
8.12. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложениях к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера. Например. Приложение к приказу председателя Федерального арбитражного суда Центрального округа от "__" _______ 199_ г. N ____.
8.13. Подготовка исходящих документов включает работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.
При подготовке документа исполнитель обязан проверить его содержание, отредактировать, правильно оформить, получить необходимые визы. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.14. Документы, подписанные председателем арбитражного суда или по его поручению заместителем и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, законодательные органы, министерства и ведомства, регистрируются в канцелярии. На оборотной стороне документа указываются фамилия и инициалы исполнителя, его телефон.
Одна копия отправляемого документа подшивается канцелярией в дело в соответствии с номенклатурой, другая хранится в подразделении - исполнителе.
8.15. Документы, подписанные руководством арбитражного суда и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и органы государственной власти, как правило, отправляются заказной почтой.
8.16. Другие виды исходящих документов, подписанные руководителями суда или структурных подразделений, оформляются ответственными за делопроизводство, регистрируются в компьютере и журнале исходящей корреспонденции и передаются для отправки в канцелярию законвертованными, с написанными на конвертах адресами.
8.17. Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то исполнитель или ответственный за делопроизводство представляет в канцелярию необходимое количество экземпляров документа и список рассылки с указанием адресов.
8.18. Исходящую заказную корреспонденцию канцелярия принимает на отправку по реестру и под расписку. В почтовое отделение исходящая заказная корреспонденция отправляется по списку (Приложение 28), который хранится в канцелярии.
Канцелярия принимает документы на отправку в течение всего рабочего дня.
8.19. Корреспонденция, исходящая из арбитражного суда, отправляется только через канцелярию.

9. Справочно - информационная работа

9.1. Справочно - информационная служба (там, где она создана) входит в состав канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
9.2. Основными задачами справочно - информационной службы являются: предоставление информации и справок о движении судебных дел и заявлений в арбитражном суде с использованием данных автоматизированной системы делопроизводства, регистрационно - контрольной картотеки и информации, поступающей из судебных коллегий и структурных подразделений.
Справочно - информационная служба руководствуется в своей деятельности приказами, распоряжениями председателя арбитражного суда, настоящей Инструкцией.
9.3. Справочно - информационная служба работает во взаимодействии с соответствующими сотрудниками судебных коллегий и структурных подразделений арбитражного суда.
9.4. Информация и справки выдаются при наличии полных данных об исходящем номере и дате документа, номере дела, сведений об истце и ответчике (сторонах).
9.5. Сотрудники справочно - информационной службы представляют информацию о судебных делах, заявлениях и жалобах на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня и, если позволяет штатная численность работников суда, без перерыва на обед (с заменой на это время сотрудника справочной службы).
9.6. Сотрудники справочно - информационной службы имеют право сообщать представителям сторон следующую информацию: входящий регистрационный номер дела (документа), дату регистрации, содержание вопроса (категория спора), наименование судебной коллегии (судебного состава) или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении дело (заявление), дату принятого по делу (заявлению) решения, постановления. В крайнем случае, если в справочную службу не поступила информация о результатах рассмотрения дела (заявления), может быть дан телефон сотрудника, ответственного за делопроизводство в коллегии (судебном составе).
Сведения о непосредственных исполнителях и судьях и их телефоны не сообщаются.
9.7. В случаях несвоевременного или неполного сообщения в справочно - информационную службу сведений о движении и результатах рассмотрения заявлений и дел об этом докладывается руководству канцелярии или арбитражного суда для принятия мер.

10. Машинописные работы, стенографирование

10.1. Печатание процессуальных, служебных документов арбитражного суда производится в машинописном (стенографическом) бюро.
Машинописные работы небольшого объема должны выполняться непосредственно в структурных подразделениях арбитражного суда с соблюдением установленных правил печатания.
10.2. В машинописное бюро принимаются только служебные документы вместе с заявкой (Приложение 29), подписанной руководителем подразделения или его заместителем.
10.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, чернилами или пастой темного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных юридических и других терминов, иностранных слов и географических названий. Допустимы только общепринятые сокращения слов.
10.4. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер бланка (для приказов и распоряжений), фамилия машинистки.
10.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров только на лицевой стороне.
10.6. Документы, представляемые на подпись руководству арбитражного суда, а также документы, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала, другие документы - через полтора интервала, если иное не указано в заявке.
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего поля документа.
Материалы, подлежащие тиражированию на копировально - множительных аппаратах, печатаются в двух экземплярах.
Печатание под диктовку, как правило, не допускается.
10.7. На оборотной стороне последнего листа документа внизу слева машинистка проставляет количество напечатанных экземпляров, фамилию, телефон исполнителя, а также свой личный шифр. Материалы из машинописного бюро выдаются под расписку в журнале учета (Приложение 30).
10.8. Бланки установленного образца для машинописного бюро получает руководитель бюро, который несет ответственность за их использование и сохранность.
10.9. Стенографирование судебных заседаний и других мероприятий осуществляется на основании предварительных заявок руководителей подразделений, представляемых в машинописное (стенографическое) бюро.
Стенографирование производится в специальных учитываемых тетрадях, которые уничтожаются после их полного использования.
При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ.
10.10. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
Стенограммы учитываются в соответствующем журнале и передаются работникам под расписку.

11. Копировально - множительные работы

11.1. Копировально - множительные работы в арбитражном суде производятся в копировально - множительном отделении канцелярии. Копированию подлежат только служебные документы и материалы арбитражного суда.
Материалы для ксерокопирования представляются с четким, ярким текстом, в несброшюрованном виде.
11.2. Тиражирование документов производится при оформлении заказа (Приложение 31), который подписывает начальник структурного подразделения и визирует начальник канцелярии либо их заместители. Тираж документов определяется заказчиком.
Целесообразность и обоснованность тиража вправе проверить начальник канцелярии с целью недопущения неэкономного расходования бумаги и материалов.
11.3. При тиражировании документов более чем в трех экземплярах или объемом свыше 50 листов должны указываться обоснования тиража или фамилии лиц, для которых тиражируются документы.
Бланки заказов хранятся в течение года, после чего уничтожаются.
11.4. Экземпляры тиражируемых документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, дату.
Канцелярия или копировально - множительное отделение ведут журнал учета заказов и выдачи выполненной работы (Приложение 32).
Оригиналы размноженных материалов возвращаются заказчикам при получении тиража.
11.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения при передаче на размножение должны быть соответствующим образом оформлены лицом, отвечающим за режим работы с такими документами.

12. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

12.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов арбитражного суда, бланки процессуальных документов и другие бланки с угловыми и продольными штампами, бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовые книжки и все виды иных документов.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
12.2. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
12.3. Изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений арбитражного суда всеми видами бланков осуществляется хозяйственными службами.
12.4. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в арбитражном суде (кроме печатей и штампов первого отдела), а также бланков ведется в журналах (Приложения 33, 34).
12.5. Гербовая печать арбитражного суда хранится у должностного лица, назначаемого председателем суда.
12.6. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
12.7. Уничтожение печатей, штампов и бланков производится по акту с отметкой в журналах учета.
12.8. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится специально создаваемой комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
Отметки о проведенных проверках делаются в журналах учета.
12.9. Бланки исполнительных листов <*> и исполнительные листы, оформленные в соответствии с требованиями статьи 200 Арбитражного процессуального кодекса, являются документами строгой отчетности и подлежат учету в специальных журналах арбитражного суда (Приложения 45 - 46).
--------------------------------
<*> Далее - бланки.

Изготовление бланков производится по специальному заказу типографским способом с указанием на них порядковых номеров. Образец бланка утвержден письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 05.07.95 N С4-7/ОУ-379.
Не допускается изготовление бланков на пишущих машинках, компьютерах и копировально - множительных аппаратах. (п. 12.9 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.10. Бланки в арбитражном суде должны храниться в сейфе или металлическом шкафу у лица, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков <*>.
--------------------------------
<*> Далее - ответственное лицо.

Ответственное лицо назначается председателем арбитражного суда. (п. 12.10 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.11. При увольнении либо уходе в отпуск, а также в других случаях длительного отсутствия ответственного лица бланки передаются по акту приема - передачи с отметкой в журнале учета другому ответственному лицу, назначаемому председателем арбитражного суда. (п. 12.11 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.12. Лицам, ответственным за делопроизводство в коллегии (судебном составе), бланки выдаются ответственным лицом под расписку и с отметкой в журнале учета. (п. 12.12 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.13. Лица, получившие бланки под расписку, несут персональную ответственность за их сохранность, а также за сохранность выдаваемых исполнительных листов. (п. 12.13 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.14. В случае порчи бланков лица, ответственные за делопроизводство в коллегии (судебном составе), должны возвратить испорченные бланки ответственному лицу в течение текущего рабочего дня. (п. 12.14 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.15. Учет выдаваемых исполнительных листов ведется в специальном журнале (Приложение 46) лицом, ответственным за хранение гербовой печати арбитражного суда. (п. 12.15 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.16. Исполнительный лист должен быть заполнен четко и грамотно, без помарок и исправлений. Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям статьи 200 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации. (п. 12.16 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.17. Исполнительный лист высылается взыскателю заказным письмом либо, при личной явке взыскателя в суд, выдается ему под расписку в журнале учета выдачи исполнительных листов. (п. 12.17 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.18. Журналы учета бланков и исполнительных листов должны быть прошиты, листы пронумерованы, количество листов заверено подписью председателя суда и печатью суда на оборотной стороне последнего листа журнала. (п. 12.18 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.19. В случае утери работником бланков или исполнительных листов он обязан незамедлительно сообщить об этом ответственному лицу, которое в свою очередь обязано известить об этом председателя арбитражного суда и сделать отметки в графах 18 - 23 журнала учета бланков. (п. 12.19 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.20. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утерянных бланков или исполнительных листов производится по акту специальной комиссии, возглавляемой заместителем председателя арбитражного суда. При этом в журналах учета делаются соответствующие отметки. (п. 12.20 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
12.21. Контроль за соблюдением порядка учета и хранения печатей, штампов, бланков и исполнительных листов осуществляет председатель суда. (п. 12.21 введен Приказом ВАС РФ от 30.07.96 N 25)

13. Контроль и проверка исполнения
документов и поручений

13.1. Контролю и проверке исполнения в арбитражном суде подлежат:
приказы, распоряжения и поручения Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
распоряжения и поручения заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
приказы, распоряжения и поручения руководства арбитражного суда;
планы работы Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражного суда;
соблюдение процессуальных сроков рассмотрения принятых к производству исковых заявлений, апелляционных и кассационных жалоб.
13.2. Порядок организации контроля и проверки исполнения перечисленных в пункте 13.1 документов определяется председателем арбитражного суда.
Обеспечение контроля в зависимости от штатной численности арбитражного суда может быть возложено на контрольно - инспекторскую группу, канцелярию или должностное лицо <*> приказом по арбитражному суду.
--------------------------------
<*> Далее - контрольный орган.

Ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины внутри структурных подразделений возлагается на их руководителей.
13.3. Контроль за исполнением документов и поручений включает: доведение до исполнителей документа или поручения, проверку хода его выполнения, информирование об этом руководства, а также снятие с контроля исполненного документа или поручения.
13.4. Контроль за прохождением и исполнением документов осуществляется с использованием компьютера или по регистрационно - контрольным карточкам.
13.5. Поручения, имеющие резолюцию "Срочно", исполняются в трехдневный срок, если иной срок не установлен руководством арбитражного суда.
Срок исполнения внутренних документов исчисляется в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших в арбитражный суд из других организаций - с даты их поступления. Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается первый следующий за ним рабочий день.
13.6. Если исполнение документа или поручения руководства арбитражного суда возложено на несколько подразделений (лиц), ответственным за исполнение является подразделение (лицо), указанное первым.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы в установленный срок.
13.7. Контрольный орган не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения документа (поручения) предупреждает об этом исполнителя.
При необходимости продлить исполнение поручения исполнитель за пять дней до истечения срока представляет руководителю, давшему поручение, мотивированное ходатайство о его продлении с обоснованием нового срока исполнения.
Сведения об изменении срока вносятся в компьютер (регистрационно - контрольную карточку) и передаются в контрольный орган.
13.8. Документ (поручение) передается на исполнение в подразделение из контрольного органа со вторым экземпляром регистрационно - контрольной карточки.
Ответственный за делопроизводство знакомит исполнителя с поручением, и тот расписывается в карточке за получение документа или ознакомление с поручением.
13.9. При направлении поручений или запросов арбитражного суда в другие организации и учреждения на копии поручения или запроса и на карточке к нему делается отметка "Контроль". Копия поручения (запроса) хранится в отдельном наряде.
13.10. Документы и поручения снимаются с контроля только после их окончательного исполнения.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для признания документа исполненным.
13.11. Решения об окончательном исполнении документов и поручений принимаются руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях - руководством арбитражного суда.
13.12. Исполнение заданий и поручений регистрируется вводом соответствующей информации в компьютер, а также отметкой и подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя в регистрационно - контрольной карточке. Об этом ставится в известность и контрольный орган.

14. Контроль за ведением делопроизводства

14.1. Канцелярия арбитражного суда периодически (не реже двух раз в год) осуществляет проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях аппарата.
Для проверки состояния делопроизводства, наряду с работниками канцелярии и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, могут привлекаться и другие специалисты.
Итоги проверки отражаются в справке, которая представляется на рассмотрение руководству арбитражного суда.
14.2. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях периодически проверяют условия хранения документов у исполнителей, контролируют правильность их оформления и о результатах информируют руководителей структурных подразделений.
Канцелярия арбитражного суда и службы делопроизводства в подразделениях ведут учет документооборота (как правило, по итогам года). При необходимости готовятся предложения по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.

15. Прием и передача служебной информации
по каналу факсимильной связи

15.1. Служебная информация, полученная по каналу факсимильной связи, не рассматривается в качестве процессуального документа и не относится к официальным документам.
Передача процессуальных документов по каналу факсимильной связи не допускается.
15.2. Прием и передачу информации по каналу факсимильной связи осуществляет, как правило, канцелярия арбитражного суда.
15.3. По каналу факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", "Не для печати", а также рукописные материалы.
15.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналу факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
15.5. Объем передаваемой информации не должен превышать двух страниц машинописного текста, напечатанного через полтора интервала.
15.6. Предназначенный для передачи текст печатается на писчей бумаге черным цветом.
Неправильно оформленные материалы возвращаются исполнителю.
15.7. Информация, предназначенная для передачи, подлежит обязательному учету по заявкам (Приложение 35), которые подписываются руководителями структурных подразделений и передаются в канцелярию для исполнения.
В канцелярии проставляются порядковый номер, дата и время отправки информации.
15.8. После передачи информации сотрудник канцелярии возвращает подлинник материала исполнителю с отметкой о времени отправки.
15.9. Факсограммы, поступившие по каналу факсимильной связи, подлежат обязательному учету канцелярией в журнале установленной формы (Приложение 36).
15.10. Принятые в канцелярии факсограммы незамедлительно передаются адресатам под расписку: секретарям руководства арбитражного суда либо в структурные подразделения ответственным за делопроизводство.
Факсограммы на иностранных языках передаются под расписку в секретариат председателя суда.

16. Составление номенклатуры дел

16.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в арбитражных судах Российской Федерации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1988) и "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989). <*>
--------------------------------
<*> Указанные документы имеются в региональных управлениях Государственной архивной службы России, с которыми служба архива арбитражного суда согласует номенклатуру дел.

16.2. Номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (Приложение 37) составляется службой делопроизводства суда при методической помощи работника архива суда в последнем квартале предшествующего года на основании номенклатуры дел структурных подразделений, представленных их руководителями.
Сводная номенклатура дел арбитражного суда согласуется с экспертной комиссией (ЭК) арбитражного суда и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа Государственной архивной службы России.
16.3. Согласованная с архивным органом номенклатура дел утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии.
16.4. После утверждения номенклатуры дел арбитражного суда структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
16.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.
16.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием арбитражного суда, положениями о структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел арбитражного суда за прошлые годы.
16.7. Названиями разделов номенклатуры дел арбитражного суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
16.8. Графы номенклатуры дел арбитражного суда и структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами. Например: К1-05 (К1 - индекс коллегии по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений; 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов дела и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их хранения устанавливается ЭК суда и ЭПК соответствующего органа Государственной архивной службы России.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
16.9. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в компьютере для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

17. Формирование дел

17.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в арбитражном суде формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства при методической помощи архива арбитражного суда.
17.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, судебных дел; раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно превышать 250 листов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
17.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяют руководители структурного подразделения. На документе проставляются отметка "В дело N ", дата, подпись руководителя структурного подразделения.
17.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Обращения граждан по вопросам работы арбитражного суда (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

18. Экспертиза ценности документов

18.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
18.2. Экспертиза ценности документов арбитражного суда проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Государственной архивной службой России.
18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в арбитражном суде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением специалистов архива арбитражного суда. Окончательное решение принимает ЭК арбитражного суда.
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель арбитражного суда.
В состав ЭК арбитражного суда в обязательном порядке включаются заведующий архивом, судьи и лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Председателем ЭК назначается заместитель председателя арбитражного суда.
18.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив суда в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 38).

19. Оформление дел для передачи на архивное хранение

19.1. Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные дела - по истечении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива арбитражного суда.
19.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат судебные дела, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (Приложение 39); составление внутренней описи документов дела (Приложение 40); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел, подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизации документов, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
19.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение 41).
По завершении рассмотрения судебных дел и по истечении года для других видов дел в заголовке на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

20. Составление описей дел

20.1. На завершенные судебные дела и дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи (Приложение 42). На другие дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
20.2. В каждом структурном подразделении на судебные дела и на дела постоянного срока хранения составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для сводной описи, которую готовит архив суда и по которой сдаются дела на государственное хранение.
20.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой для номенклатуры дел схемой систематизации; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом суда; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
20.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

21. Оперативное хранение документов и дел,
выдача копий документов

21.1. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и арбитражных дел.
Дела должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и невозможность доступа к документам посторонних лиц. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре.
21.2. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководства арбитражного суда по заявкам (Приложение 43). На выданное дело заводится карточка - заместитель дела (Приложение 44).
Изъятие подлинных документов из судебных дел и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства либо одного из судей арбитражного суда. При этом в деле должны оставаться заверенная копия документа и основание на выдачу подлинника.
21.3. Копии документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений, их заместителей, а также судей.
21.4. При выдаче из дела копии, если документ исполнен на бланке, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (бланк арбитражного суда, номер, дата и т.д.).
Если выдается копия документа, исходящего от арбитражного суда, она оформляется на бланке суда.
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
21.5. При свидетельствовании верности копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишутся слова "Копия верна", указываются полностью должность, фамилия уполномоченного на то должностного лица, которое ставит свою подпись и дату.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам рядом с подписью должностного лица на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии или суда (в зависимости от значимости документа).
21.6. На обороте остающегося в деле документа отмечается, когда и кому выдана копия.
21.7. Копии документов могут быть выданы сторонам и другим лицам, участвующим в деле, на основании мотивированного письменного заявления. (в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25) (см. текст в предыдущей редакции)

22. Передача дел на архивное хранение

22.1. Для хранения документов, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
22.2. В своей деятельности архив арбитражного суда руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы России, других организаций Государственной архивной службы России, положением об архиве.
22.3. Архив арбитражного суда хранит документы суда, организаций - предшественников и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем суда.
22.4. В архив передаются судебные дела после их рассмотрения в соответствии со сроками, установленными Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
22.5. Передача дел в архив осуществляется по составленному работником архива графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником канцелярии арбитражного суда.
Прием каждого дела производится работником архива суда в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Каждый экземпляр описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем структурного подразделения.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
22.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

[an error occurred while processing this directive]